10 dicas para uma recepção de sucesso

Você com certeza conhece o famoso ditado popular: “A primeira impressão é a que fica”, certo?! Pois bem, a recepção é o primeiro contato de seu paciente com sua clínica e isto é razão mais que suficiente para se atentar a este departamento. O perfil do paciente já não é mais o mesmo, ele precisa se sentir confortável, seguro, bem recebido e ter suas dúvidas sanadas com rapidez.

A recepção de uma clínica é bem mais que um espaço para aguardar o atendimento médico, é por meio dela que seu paciente começa a fazer sua avaliação e tira a primeira impressão a respeito dos serviços que você oferece. Por isso, é necessário ter uma atenção e cuidado bastante especial na seleção desta equipe que irá cuidar deste primeiro atendimento, bem como com a organização esse ambiente, criando um ambiente agradável e confortável. E é pensando nisto que a Support Health preparou 10 dicas para ter uma recepção de sucesso!

1ª dica – Atenção na contratação

Uma das maiores dificuldades de qualquer empresa é recrutar corretamente e no tempo certo. Busque listar as competências e habilidades que você precisa que esta pessoa tenha, contrate uma empresa especializada para realizar o processo seletivo e participe do processo junto com esta empresa. Importante: não deixe para contratar de última hora, pois assim você terá mais chances de contratar errado, o que vai gerar mais trabalho, problemas na organização de sua recepção, além de mais gasto com novo processo seletivo.

2ª dica – Ambiente inclusivo e acolhedor

Inclusão e acessibilidade é uma obrigação em sua clínica, o ambiente precisa estar totalmente preparado para receber e atender muito bem todos os tipos de paciente, com ou sem deficiência física, mental ou qualquer outra condição que requeira cuidados especiais. Então prepare um espaço com facilidade para locomover, use de placas para direcionar o paciente, mantenha o ambiente em tons mais claros, com imagens que acalmam, tenham atenção constante à limpeza.

3ª dica – Boa Comunicação

Uma boa comunicação é imprescindível, tanto a comunicação falada quanto a escrita. Já imaginou enviar uma mensagem para seu paciente com erros ortográficos? Isto realmente NÃO PODE!

Uma linguagem clara e objetiva é fundamental na área de saúde, para que o paciente não fique em dúvida sobre os tipos de tratamento que a clínica oferece, a especialidade dos profissionais que ali atendem, sobre seus agendamentos ou os passos seguintes que ele seguirá.

4ª dica – Cordialidade

A recepção lida com pessoas de diversos perfis, idades, culturas e dores, por isso precisa ser compreensiva em seus atendimentos e abordagens.

É essencial para essa profissional saber contornar situações dramáticas de forma cordial e ser uma referência positiva do nome da clínica que representa. A recepção sempre será o primeiro e o último contato que o paciente terá dentro da clínica, por isso precisa ser uma pessoa muito gentil e atenciosa.

5ª dica – Proatividade

A equipe da recepção precisa saber todas as informações sobre o local, sobre os serviços ofertados e estar à disposição em casos de dúvida, além de estar apta a resolver eventuais problemas que possam surgir.

Uma recepção de sucesso precisa de pessoas que consigam perceber o ambiente, saber qual paciente chegou, o que o paciente está aguardando ou se ele já foi atendido. É função da recepção controlar este ambiente e agir conforme necessário.

6ª dica – Organização

A recepção cuida de todas as agendas da clínica, já imaginou se ela se distrair? É confusão na certa.

Para conseguir lidar com todas as demandas: telefonemas, consultas, solicitações e atendimento ao paciente, é preciso se organizar, tanto no espaço físico, quanto em relação ao tempo. Por isso um local em que as coisas estejam sempre à mão e possam ser encontradas com facilidade, agiliza a rotina, a prestação dos serviços e melhora a qualidade do trabalho de todo profissional.

7ª dica – Conexão entre os demais funcionários

A conexão e clareza de informações entre toda equipe da clínica é de importância fundamental para que não haja gaps no atendimento de seus pacientes. Há médicos não se preocupam tanto quanto deveriam com esta relação. Recepcionistas, médicos, enfermeiros, profissionais de limpeza e demais integrantes da equipe precisam trabalhar com respeito e sintonia, nenhum tipo de desentendimento deve ocorrer, principalmente na frente dos pacientes.

8ª dica – Dedicação

Um bom profissional não se torna ótimo do dia pra noite, mas você precisa perceber a evolução, o esforço, a dedicação da sua recepção em fazer o resultado acontecer.

Busque pessoas que realmente estejam interessadas em crescer junto com você, que “vistam a camisa da clínica”, que sejam discretas diante às informações recebidas, que saibam trabalhar em equipe e assumam responsabilidade, isto é demonstração de dedicação ao trabalho.

9ª dica – Tecnologia como fator de eficiência

Com o avanço da tecnologia, hoje é possível ter sistemas que agilizam e integram o trabalho de toda a clínica, facilitando e gerando mais segurança no registro dos atendimentos. Ter um sistema que acompanhe, que proporcione treinamentos e assessoria, que tenha armazenamento das informações em nuvem, prontuário eletrônico, agenda clara e com integração com outros aplicativos (como Google Agenda), fará total diferença na rotina da equipe de atendimento. Busque sempre tecnologias que proporcionem um atendimento mais rápido, eficiente e com um armazenamento seguro de informações.

10ª dica – Treinamento e padronização dos processos

Como você se sentiria sendo atendido, hoje, pela sua equipe da recepção?

É muito desagradável estar passando por um momento delicado, como por exemplo uma doença ou mal estar, chegar a uma clínica buscando ajuda e ser atendido com apatia e má vontade. Por isso, a necessidade de investir em profissionais mais qualificados, bem preparados e atenciosos. Promover treinamentos regulares a respeito de formas de atendimento, processos que devem ser seguidos, orientações de como fazer tais processos e as pessoas de referência para cada etapa. Por esse motivo é tão importante padronizar procedimentos para que todos saibam exatamente quais atividades devem realizar e como colocá-las em prática.

É muito importante criar uma cultura de bom atendimento em todos os setores da sua clínica. Esteja atento à sua equipe, perceba as necessidades, oriente ou indique quem poderá orientar diante de alguma dificuldade, seja presente na medida do possível, afinal você é o espelho para ela, suas atitudes farão toda diferença!