Em um ambiente médico, muitas das vezes a primeira impressão do paciente é formada no ambiente da recepção. Por isso, a maneira como a recepção funciona pode influenciar a percepção do paciente sobre a empresa.
O ambiente é muito importante também por auxiliar outros profissionais da clínica, como médicos, enfermeiras e prestadores de serviço terceirizados. Resumindo, quase tudo passa pela recepção.
Durante o dia, esse setor pode ficar sobrecarregado devido ao fluxo constante de pacientes, chamadas telefônicas, atendimentos por meio de aplicativos de mensagens, agendamentos, e várias outras tarefas. Com essa sobrecarga, ela pode não funcionar de forma correta.
Veja cinco sinais de que a recepção pode precisar de ajuda:
Atrasos Constantes nos Atendimentos
Se os pacientes frequentemente passam muito tempo na sala de espera além do horário marcado, isso é um sinal claro de que algo não está funcionando como deveria na recepção.
O agendamento inadequado, falta de organização ou simplesmente uma carga de trabalho excessiva podem ser a raiz do problema. Lembre-se, a cada minuto que um paciente passa esperando, sua satisfação diminui, impactando negativamente a imagem da clínica.
Mas deve-se estar atento se o atraso ocorre, de fato, por um erro da recepção. Muitas das vezes é algo corriqueiro, mas por falta de adaptar os tempo gasto a cada procedimento para a equipe que realiza o atendimento.
Exemplo: se uma consulta que antes demorava 30 minutos, agora mudou de formato e demora 40 minutos, a equipe da recepção deve ser informada para adequar os agendamentos a essa mudança.
Erros de Agendamento e Overbooking (vende mais do que pode atender)
Erros no agendamento, como marcar dois pacientes no mesmo horário ou esquecer completamente de uma consulta, são indicativos de problemas no sistema de gerenciamento da recepção.
Estes erros podem ocorrer inclusive devido aos vários modelos de atendimento, como ligações e atendimentos por meio de aplicativos de mensagem.
Os erros não só causam inconveniência para os pacientes como também criam cenários estressantes para os médicos e outros setores da clínica.
Falhas na Comunicação
A recepção serve como um ponto central de comunicação entre pacientes, médicos e demais áreas da clínica. Se os médicos frequentemente se queixam de não estar informados sobre mudanças de agenda, ou se os pacientes não são notificados sobre futuros compromissos, a comunicação está falhando. Isso pode levar a mal-entendidos, atrasos e erros médicos.
Exemplo: devido a um procedimento demorar mais que o normal (o que pode acontecer por diversos fatores), o médico irá atrasar com os outros atendimentos. A recepção deve avisar os pacientes que aguardam sobre o atraso e, caso algum paciente não possa esperar, se disponibilize a realizar a remarcação.
Acúmulo de Tarefas Administrativas
Os médicos ou gestores também podem contribuir para o acúmulo de tarefas da recepção. Pilhas de papéis, registros desatualizados, ou com erros, e o déficit na comunicação, pode ser um sinal que esse setor esteja sobrecarregado.
Quando isso acontece, a eficiência e a capacidade de resposta são comprometidas, impactando negativamente a experiência do paciente e, além disso, pode gerar um desgaste da equipe.
Feedback Negativo dos Pacientes
Pacientes insatisfeitos são uma fonte valiosa de feedback. Se você perceber que as reclamações frequentemente apontam para a recepção – seja em relação ao tempo de espera, atendimento ao cliente, confusão com faturas ou qualquer outro aspecto – é hora de intervir.
Solução
Por conta da importância da recepção, criar mecanismos para agilizar esse setor é muito importante. Uma ótima solução é usar um software de gestão, capaz de agilizar o trabalho dos profissionais do setor.
Implementar um software médico especializado, como o da Support Health, fornecerá à equipe uma ferramenta completa, com gerenciamento de agendamentos, evitando ter um agendamento duplo, no mesmo horário, por exemplo.
Outras vantagens são o prontuário eletrônico completo, no qual a equipe pode inserir informações importantes sobre os pacientes, e lembrete de consultas aos pacientes, com as informações do atendimento.
Além disso, o sistema disponibiliza vários dados e um suporte completo do financeiro, com relatórios completos. Para saber mais como essa ferramenta pode contribuir para a sua recepção, CLIQUE AQUI.