Ser médico e gestor de uma clínica ao mesmo tempo, pode ser desafiador e, para facilitar esse processo, é necessário aprender a analisar alguns indicadores. Isso irá criar uma direção das decisões a tomar.
Ao analisar um negócio, você pode pensar que tudo é muito complexo, ao envolver precificação, atendimento ao cliente, compras de ativos e gestão de estoque. Imaginando por esse lado, a gestão da clínica pode parecer um verdadeiro “bicho de sete cabeças”.
Mas na verdade, saber analisar alguns dados pode fazer toda diferença, pois esses dados que vão te orientar. Não existe “receita de bolo” para um negócio, mas saber entender os dados que sua empresa te mostra é fundamental para saber o que fazer.
Assim como, ao abrir um negócio é importante fazer uma análise SWOT [Strenghts (força), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças)], analisar os dados da clínica de forma recorrente é muito importante.
Mas você deve estar se perguntando: quais dados devo analisar? Pensando nisso, separamos alguns, que são verdadeiros indicadores para uma clínica.
Agendamento
Saber como estão sendo feitos os agendamentos da clínica é muito importante. Isso consegue te dar uma noção sobre como está sendo a procura dos pacientes, para quais procedimentos, etc.
Nesse ponto também você também consegue compreender como estão sendo feitos os cancelamentos, por quais motivos, ou até mesmo os reagendamentos dos atuais pacientes.
Marketing, Persona e Indicação
Ao entender como estão sendo os agendamentos, é possível saber qual o perfil do seu cliente que está na sua clínica. Esse é um ponto que pode ajudar o marketing, a realinhar os conceitos das campanhas, ou até mesmo buscar outro perfil de cliente.
Isso contribui no entendimento da sua Persona. Para você que ainda não sabe o que é, a persona, é uma análise de dados que resulta em um cliente ideal da sua empresa. Com isso, é possível criar campanhas de marketing pensado nesta persona e segmentar suas vendas, melhorando consideravelmente a conversão de vendas. Com a persona você consegue compreender o perfil dos clientes, como idade, o que eles mais têm procurado.
Outro ponto positivo é conseguir mensurar as indicações. Muitas clínicas trabalham com esse sistema de indicação, seja por outros profissionais ou clínicas de outros segmentos. Mensurar isso também é importante para saber “de onde vem” seus pacientes.
Relatório de orçamentos
Na maioria dos casos, após os atendimentos é feito um orçamento do tratamento. Ter um relatório sobre os orçamentos, irá contribuir para saber quais os pontos positivos e negativos nesta fase.
Um exemplo (com valores fictícios) é de um paciente que recebe um orçamento de um tratamento, no preço de R$ 1.000. Vários pacientes receberam o mesmo orçamento, que não foi convertido em venda.
Com esses dados podem ser feitos uma análise sobre o que pode ter sido o empecilho. O valor do orçamento é alto? A forma que será executado o tratamento não agradou? A forma de pagamento dificultou?
Mas não é só isso. Esse dado é importante até para a equipe de vendas, pois se o cliente não for do perfil ideal, a possibilidade de não fechar o tratamento é muito grande. Ou seja, não é apenas pensar do lado negativo, achando que a clínica está errando.
Contas a pagar e receber
O indicador de contas a pagar e receber é outro bastante importante para a clínica, pois com ele é possível saber sobre as finanças da empresa. Se os valores de entrada estão condizentes com os gastos ou é preciso adequar algum gasto em relação ao momento.
Esse dado também contribui na compreensão de quais os principais procedimentos que são vendidos, seja consultas ou tratamentos. Se alinhados à curva ABC, é possível entender quais desses procedimentos geram mais lucro, quais geram mais rotatividade, entre outros pontos.
Estoque
Para clínicas que atuam com procedimentos injetáveis, um grande gargalo é o estoque de ativos. Ter dados precisos sobre essa parte é fundamental para conseguir realizar orçamentos que se, forem convertidos em vendas, tenham material essencial para realizar o tratamento.
E não só isso, os ativos têm suas datas de validade e monitorá-las é fundamental, inclusive para segurança do paciente e da clínica.
Support Health
Ter um software de gestão agiliza todos os processos citados acima. Além disso, se essa ferramenta for capaz de produzir relatórios precisos desses dados, isso facilitaria toda essa análise. E com a Support Health é possível.
Na nossa plataforma é capaz de analisar os dados de todos os processos da clínica, desde o agendamento, até os relatórios financeiros. Isso tudo com poucos cliques e com dados em nuvem, ou seja, o acesso pode ser de qualquer lugar com conexão à internet.
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