Em um momento de dor, desconforto ou até mesmo pensando em prevenção para o futuro, a última situação que o seu paciente quer passar é de esperar muito tempo até ser atendido. Considerando um mercado cada vez mais competitivo, as clínicas que focam em reduzir o tempo de espera em sua recepção, irão garantir pacientes mais fiéis.
A verdade é que ninguém gosta de ficar em uma fila demorada. Por conta disso, garantir uma gestão de tempo eficiente na espera dos seus pacientes no agendamento e na recepção, fará toda a diferença em sua experiência.
Considerando a série de etapas necessárias para atender um paciente, é importante otimizar os processos. Pensando nisso, criamos uma lista com 4 dicas para te ajudar a aprimorar o seu serviço e oferecer mais conforto ao seu paciente.
Quais os principais problemas de fazer o paciente esperar?
Antes de se iniciar com as dicas, é importante ter em mente, tudo o que pode afetar caso suas clínicas não consigam atender o paciente com certa agilidade.
O melhor tratamento que você pode oferecer, é tornar a experiência do seu paciente a melhor possível. Levando isso em conta, ignorar o tempo de espera que ele enfrenta é ignorar como sua clínica será vista pelos outros.
Mesmo que você realize o melhor trabalho possível dentro do consultório, com um diagnóstico preciso e da forma que seu paciente deseja, grande parte do julgamento que ele terá, levará em conta todos os sentimentos que sua clínica despertou e isso leva em consideração o momento de agendamento e também na recepção.
Não reduzir o tempo de espera em sua recepção, irá causar a impressão que o problema de saúde dele, não é uma prioridade. Se colocando no lugar dele, no momento em que você está sentindo dor e desconforto, a última coisa que você quer pensar é que seu problema está sendo negligenciado.
Se o sentimento que a clínica provocar ao paciente for este, possivelmente, ele não retornará e ainda poderá falar mal do seu trabalho.
4 dicas para reduzir o tempo de espera em sua recepção
Embora seja inevitável a espera nos atendimentos, é possível otimizar consideravelmente esse processo, reduzindo o tempo de espera do estabelecimento. Confira essas 4 dicas.
1. Treine a sua equipe para ajudar nessa área
Para reduzir o tempo de espera, é importante que sua equipe saiba exatamente o que fazer, para não cometer nenhum erro. Investir nos seus colaboradores, é essencial para que eles exerçam suas atividades perfeitamente.
É importante lembrar que a equipe da recepção é a primeira pessoa com quem seus pacientes terão contato, logo, a impressão inicial é fundamental. Os pacientes esperam que eles sejam tratados de forma educada, mas não apenas isso, também esperam que o serviço seja eficiente.
Garantir que a equipe esteja preparada e treinada para lidar com os pacientes, é uma forma eficaz de reduzir o tempo de espera e proporcionar uma experiência positiva à eles.
2. Mantenha sua recepção organizada
Uma recepção organizada, bem sinalizada e intuitiva, contribui consideravelmente no tempo de espera do paciente. Isso porque grande parte da espera, são para serem direcionados ao processo da sua clínica.
Para começar, é importante realizar uma triagem inicial e organizar o atendimento com base no procedimento de cada pessoa. Por exemplo, imagine um paciente que veio para um atendimento de retorno, se ele provavelmente vai ficar 20 minutos no consultório, não faz sentido esperar 30 minutos para abrir a ficha e mais 20 minutos para ser chamado. O tempo que ele terá de espera, será mais impactante para a sua opinião sobre a clínica, em relação ao que veio para realizar um procedimento mais demorado.
3. Use a teleconsulta e autoatendimento para reduzir a demanda presencial
Outra ideia para reduzir a espera dos pacientes, é utilizar soluções tecnológicas, como a teleconsulta, para diminuir a demanda presencial. Essa estratégia pode ser utilizada em casos onde não é necessário procedimentos presenciais, como para retorno com exame.
Essa ação reduz a quantidade de pessoas na clínica, o que diminui a formação de filas e o tempo de espera, além de trazer maior comodidade ao paciente que não precisará sair de casa para esse atendimento.
4. Faça confirmação de consultas para organizar a agenda
As faltas dos pacientes geram diversos prejuízos financeiros, mas um grande problema que pode acontecer, é justamente dificuldades em organizar sua agenda. Por conta disso, é importante ter um sistema de confirmação de consultas.
Ao confirmar que o paciente não poderá comparecer, a clínica pode ajustar a agenda, tornando o dia a dia mais fluido e eficiente. É preciso também educar os pacientes sobre a importância da presença e as consequências das faltas, dessa forma é possível otimizar a fila em sua recepção.
Dica bônus: utilize um software de gestão
Para reduzir o tempo de espera na fila de uma clínica, é necessário um trabalho constante e inovador. Para realizar as atividades anteriores com excelência, é necessário um software de gestão que forneça todos os recursos para organização.
Atualmente, os melhores softwares médicos do mercado oferecem recursos para gerenciamento de filas, que facilitarão o dia a dia do consultório. Além disso, eles permitem enviar lembretes automáticos para os pacientes e uma agenda eletrônica para facilitar a rotina de trabalho dos profissionais.
Essas 4 dicas são simples, porém poderosas. Se utilizadas simultaneamente, elas podem reduzir significativamente o tempo de espera dos pacientes, aumentando a capacidade de atendimento e melhorando a experiência de todos.
Se você tiver alguma dúvida, deixe um comentário abaixo, a nossa equipe terá prazer em ajudá-lo.
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